财务管理

（一）     管理原则

1、本协会实行统一领导、统一管理的财务制度，严格执行会计与出纳分开的制度，贯彻“合理使用、节俭办会”的原则。

2、  本协会执行《民间非营利组织会计制度》。

3、  协会收支实行预算管理，秘书处编制年度收支预算报会长办公会议审批。发生较大变动时，应变更预算，并经会长办公会议批准。

（二）     收入管理

本协会的主要收入由：会费、承办政府委托事项的资助、捐赠、在核准的业务范围内活动和服务收入、利息、其他合法收入。协会收入由秘书处开具社团局统一的收据，财务人员按规定统一入账。

（三）     支出管理

协会费用支出必须遵循“必须、合理”的原则，与协会活动无关的费用不得在协会报销。

            协会的每一笔支出都应取得原始凭证，报销时须填制有

关报销凭证，并经有关负责人审核批准。会计人员凭原始凭

证和经有关负责人审核批准的报销凭证登记入账。

            审批权限：凡单笔费用在人民币一万元（含）以下的由

协会秘书长审批；单笔费用在人民币一万元以上的由会长审

批；因工作需要发生的用餐和购买礼品的费用、市外旅差费

由协会会长审批。

（四）     票据管理

本协会收入开具上海市社会团体管理局统一印制的收据，支出须取得经财税部门认可的会计凭证或自制凭证。协会的收据和支票由财务人员统一保管。

（五）     财产管理

协会的固定资产和低值易耗品的划分按上海市社会团体管理局社团财务管理的规定执行。

添置固定资产应经协会会长批准，购置后经验收按发票入账。固定资产的报废处理应经协会会长批准，处理报废固定资产的残值应及时入账。

低值易耗品和办公用品的采购应按“节俭办会”的原则，按需采购。

     （六）会计档案

          协会的会计档案由会计负责整理立卷，装订成册，编制

会计档案保管清册。

           协会保存的会计档案原则上不得借出。如有特殊需要须

经协会负责人批准，可以提供借阅或复制，并办理登记手续。会计档案由协会统一保管。

会议管理

按照《上海粮油行业协会章程》的规定，为切实贯彻“民主办会、规范办会”，特制定本规定。

一、    会员（会员代表）大会

（一）     会员大会是本协会的最高权力机构。会员大会每届任期四年，换届延期最长不超过一年。会员大会每年召开一次，遇特殊情况由理事会决定可随时召开。

（二）     会员大会的职权：

1、      制定和修改章程；

2、      选举或罢免理事；

3、      制定会费标准；

4、      审议理事会的工作报告和财务报告；

5、      决定更名、终止等重大事项。

（三）     会员大会须有三分之二以上会员出席方能召开，其决议须经到会会员半数以上表决通过后生效。

    会员可以委托代理人出席会员大会，并在授权范围内行使表决权。

二、    理事会会议

（一）     理事会是本协会的执行机构，在会员大会闭会期间负责本协会的日常工作。理事会成员由会员大会选举产生，任期四年。

（二）     理事会的职权和主要议程：

1、    召集会员大会，向大会提交工作报告和财务报告；

2、    执行会员大会决议；

3、    选举或罢免本会负责人；

4、    决定副秘书长和各机构主要负责人的聘免；

5、    决定办事机构、分支机构、代表机构的设立或者注销，并依法向登记管理机关备案或申请登记；

6、    领导各机构开展工作；

7、    制定内部管理制度；

8、    听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；

9、    决定其他重大事项。

（三）     理事会会议每年召开一次，如遇特殊情况或由三分之一以上理事提议召开理事会的，必须召开理事会。理事会由会长负责召集和主持，会长因事不能召集或主持时，可由会长提议由其他副会长或提议在理事中推选临时召集人。

理事会会议应由理事本人出席。理事因故不能出席的，可以书面委托代理人出席，并在授权范围内行使表决权。

（四）     理事会会议必须有三分之二以上理事出席方能召开，理事会的决议须经到会理事三分之二以上通过方能生效。

理事会增补理事须经下次会员大会通过方能生效。

三、    会长办公会议

（一）会长办公会议一般每年召开二次，遇特殊情况或经三分之一以上副会长提议可随时召开。会议形式可根据会议内容分为座谈会议和通讯会议形式。

（二）     议事范围：

1、   审议协会工作；

2、   讨论决定协会的重点工作或专项工作的处理原则；

3、   传达或通报上级单位、有关部门关于本协会的业务要求；

4、   讨论决定本协会的制度；

5、   讨论决定协会拓展和发展规划；

6、   讨论并评审协会开展的各项评选活动。

（三）     会长办公会议由会长主持召开。

会长办公会议实到人数超过应到人数三分之二以上会议有效。

会长办公会议应由会长、副会长本人出席。

协会召开会员大会、理事会会议、会长办公会议等的会务工作由协会秘书处负责，包括：会议通知、会议资料、会场保障、会议记录、会议资料收集、整理、归档等。协会的各类会议应制作会议记录，形成决议的应制作会议记要或决议。

四、    协会活动

协会应组织会员开展参观、考察、交流、报告会、座谈会等活动，结合粮油行业的特点，按不同的时节、不同的主题、不同的业态组织不同类型的活动。

协会活动实行轮值制，由会长、副会长轮值主持，原则上每年安排三次，由轮值领导确定主题（或内容）并主持活动，协会秘书处负责活动具体事项。

印章管理

为保持本协会印章使用的严肃性，现就本协会印章使用及日常管理作如下规定：

一、    本协会印章由市社会团体管理部门批准并统一刻制；

二、    本协会印章包括《上海粮油行业协会》中英文版、《上海粮油行业协会秘书处》、《上海粮油行业协会财务专用章》、《法人印鉴章》各一枚；

三、    本协会印章由协会秘书长负责日常管理。其职责：1、负责其保存的安全和完好；2、坚持原则按照规定要求用章，对不符合规定的用印要求予以拒绝；3、认真做好用印记录，并随时备查。

四、    印章审批权限

《上海粮油行业协会》章

凡对上级单位的行文和专项请示汇报、重大事项的情况说明或情况证明等，需报会长签字批准方可用印；与对口单位的业务联系、有关品牌审报的证明材料等，由协会秘书长把关批准。

《上海粮油行业协会秘书处》章

由协会秘书长负责审批把关。

以上印章实行登记制，每次用印都应记载使用日期、内容、发送单位等信息。

《上海粮油行业协会财务专用章》、《法人印鉴章》由秘书长和财会人员分别保管。

秘书处工作职责

协会秘书处作为协会常设机构，负责协会的日常事务处理，遵循协会的章程，在会长的领导下，受理事会委托开展工作。

一、    工作要求

（一）     做好联络工作。加强与中粮协、市社团局和市商务委的日常沟通和联系，积极参加上级单位召开的有关业务会议。接受和贯彻上级单位的工作指示，负责向上级单位反馈贯彻情况。

（二）     与会员单位保持密切的联系。建立和建全与全体会员的通讯联系制度和方式，通过组织开展各类活动吸引会员，提高会员参与活动的积极性。开展调研活动，了解会员企业的情况，听取会员企业的意见和要求，及时向会长报告和反映。

（三）     按照理事会和会长的要求，负责提出本协会的工作计划，制定重大活动方案，提交会长办公会议和理事会讨论并形成决议。承担本协会各类会议的会务工作，并在会后做好贯彻会议决议的工作，及时向会长反馈贯彻的进度和情况。

二、    工作任务

（一）     做好日常管理工作，组织实施工作计划，做好工作总结。

（二）     拟定内部管理制度并报理事会或会长办公会议审批后实施；

（三）     向会长和理事会汇报工作；

（四）     做好各类会议的会务工作；

（五）     做好会员企业名优产品的评审和审报工作；

（六）     处理其他日常事务。

三、    工作职责

（一）     会员管理

1、  发展吸收新会员，严格执行会员入会和退会手续，及时发放和收缴会员证书；

2、  进行信息分析，掌握会员动态变化；

3、  保持与会员的联系，保证协会资料、通知等的准时发放；

4、  按时收缴会费，做好收缴统计，保证协会的经费收入。

（二）     会务管理

1、  负责提出协会会议（会员大会、理事会会议、会长办公会议等）的方案建议；

2、  负责提出协会举办讲座和培训的方案建议；

3、  负责做好各类会议文件的制订、会务保障方案的落实；

4、  负责对会议决议执行情况的检查和反馈工作。

（三）     文档管理

1、  负责本协会文件起草、核稿和传递、督办等事项；

2、  负责编写本协会的信息、网站的维护和整理大事记；

3、  收集、整理各类资料，建立协会文档资料库。

（四）     经费管理

1、  落实专人负责协会的各项收入和支出的管理；

2、  加强对协会资产的管理，保证资金的正常运转；

3、  定期向会长和理事会报告财务收支情况；

4、  接受上级和审计部门的监督和审计。